居民议事会议不好开?十招助您从容应对

2019-06-19 09:11

居民议事会是居民代表针对社区事务展开讨论凝聚共识的过程,具有一定的流程规范。如何组织有效的议事会议,发挥会议的积极作用,笔者结合实践将其要领总结为以下“十项招式”。



定目标


明确居民议事会议的目标是会议成功开展的关键因素。目标直接影响到会议参与人员选择、会议流程安排、会议成效呈现等环节。只有明确了居民议事会议的目标才能更高效组织会议。


选好题


由于居民议事会议带有明显的草根性,因而结合会议目标选择议事主题时可充分考虑如下几点:

一是选择具有公共性的议题。会议所选择的议题需为大部分居民所关心,而非少数居民个别性需求。

二是选择居民力所能及的议题。并非所有议题都适合居民讨论,诸如产权用地、修桥铺路等涉及多方利益的议题并不是居民议事的首选。从事关居民的小事入手,培养居民自我管理、自我决策的意识及能力是居民议事会议的主要功能之一。

三是选择具体性议题。比如,“A社区雨季楼道堵塞问题成因分析”议题要比“社区环境卫生问题”议题更具体且有针对性,能更多地号召对该议题感兴趣的居民参与。


选对人


作为影响居民议事会议成功与否的关键因素,选择合适的参与者显得至关重要。只有选择与该议题相关、有较强的参与意愿、在社区内有一定影响力的居民代表参与才能保障会议的效率与成效。无论选择何种招募方式,优先选择参与意愿强的居民较为稳妥。另外,对于参与意愿弱,但对议题讨论至关重要的居民代表,如高空抛物问题的楼管代表、严重精神障碍患者社区康复问题的家属代表等,也应极力动员参与。有时被动参与亦是一种参与保障,先有参与度再有意识培养。


巧用法


开展居民议事会议常常可配合使用一些会议手法,常见的有世界咖啡馆、开放空间技术、团队共创、头脑风暴等。选择何种会议手法可根据会议的主题、参与对象特点及会议主持者能力而定。无论选择何种会议手法,都需要明确议事规则、尊重每个参加者的观点、安排均等机会让参与者发言、控制会议时间、明确会议产出等。


细准备


议事会议的目标、主题、参会人员、议事流程明确以后, 便需要为会议做好前期准备了,如落实场地、安排座位、提醒参会人员参会、为议题做充足准备等。


严执行


居民议事会议正式开始时,社会工作者需要按照会议流程把控时间。议事会议的一般流程可概括为背景介绍、规则讲解、集体讨论、总结共识、产出下阶段初步行动计划等,具体操作方式视会议手法而定。在议事过程中, 社会工作者需尊重各参与者所分享的观点,并将对议题的最终决策权交予参与者及居民群众,需明确社会工作者只是协助者、引导者,居民才是主导者。


急应对


在议事过程中,社会工作者还需要及时应对突发情况, 以保障会议有序开展。如在讨论过程中,为防止部分参与者脱离主题,社会工作者可在会议前订立规则,明确会议主题,在偏离主题时可使用“停车场”会议小工具(当参与者分享脱离主题的话题时可先将该主题写在白纸上,会后再行处理),聚焦话题。


广宣传


议事会议结束后,社会工作者需要借助社区各种宣传渠道,如微信公众平台、宣传栏、宣传单等对本次会议的内容、成果进行宣传。一方面肯定参与者对社区事务的参与与付出,另一方面也增强社会大众对社区事务的关注度。广而告之,是获得社区影响,潜移默化培育居民公共精神的有效方法之一。


紧跟进


社会工作者需要密切跟进议事会议后续事项,保证在凝聚居民共识的基础上,能针对议题产出下一步行动。后续事项跟进可包含向与该议题相关的主体沟通会议所得,报告成效、寻求共识,向各参会人员汇报后续事项跟进情况,跟进下一步计划等。


建机制


经过多次的议事会议及集体行动后,社会工作者需引导社区各主体力量,如党组织、自组织、居民代表等对集体协商的方式、内容等进行归纳总结,组建各级议事机制,明确社区内不同主体在议事机制中的角色定位及参与方式等,从制度上保障居民参与的规范性。


作者:北达博雅乐善九江创益中心主任张志华

来源:中国社会工作

编辑:刘颖慧